e-Factura și SPV în 2026: ghid pe înțelesul antreprenorilor

Ce este RO e-Factura și ce legătură are cu SPV?

RO e-Factura este sistemul național prin care facturile ajung la ANAF în format electronic structurat (XML). ANAF le validează și le pune la dispoziția cumpărătorului. SPV (Spațiul Privat Virtual) este contul tău online la ANAF, prin care ai acces la e-Factura și primești mesajele Fiscului.

Programul tău de facturare generează fișierul XML și îl transmite. ANAF verifică datele și aplică sigiliul electronic, apoi clientul descarcă factura. O factură respinsă pentru erori nu îndeplinește obligația. Trebuie corectată și retransmisă în termen, așa că verifică de fiecare dată dacă a fost validată, nu doar „trimisă”.

Cine este obligat să folosească e-Factura în 2026?

Practic, orice persoană impozabilă stabilită în România care emite facturi: SRL, SA, PFA, II, IF, profesii liberale și ONG-uri cu activitate economică. Nu contează dacă ești plătitor de TVA sau nu.

• B2B (către alte firme): obligatoriu din 2024.
• B2G (către instituții publice): obligatoriu de mai mulți ani.
• B2C (către persoane fizice): obligatoriu din 1 ianuarie 2025, când livrarea sau prestarea are loc în România. Dacă clientul nu îți comunică CNP-ul, în câmpul respectiv se completează 13 cifre de zero. Clientul primește în continuare factura pe hârtie sau în PDF, pentru informare.
• Clienți străini înregistrați în scopuri de TVA în România: din 2026 se transmit și facturile către persoanele impozabile nestabilite în România, dar înregistrate aici în scopuri de TVA.

Ce nu se transmite prin e-Factura

• bonurile fiscale emise de casa de marcat (dar dacă emiți ulterior o factură pe baza bonului, factura se transmite);
• exporturile, livrările intracomunitare către clienți care îți comunică un cod de TVA din alt stat membru și, în general, operațiunile cu locul livrării sau prestării în afara României.

Ce s-a schimbat pentru persoanele fizice care facturează pe CNP?

Prin Legea nr. 88/2026, din 1 iunie 2026, persoanele fizice identificate fiscal prin CNP nu mai sunt obligate să folosească RO e-Factura. Pot folosi sistemul opțional și pot cere radierea din registru. Și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special au fost exceptați. Atenție: excepția nu se aplică PFA-urilor, întreprinderilor individuale și cabinetelor individuale. Acestea au cod de identificare fiscală propriu și rămân obligate. Dacă nu ești sigur ce formă ți se potrivește, citește și ghidul nostru despre PFA, SRL sau microîntreprindere în 2026.

În cât timp trebuie transmisă factura?

În cel mult 5 zile lucrătoare de la data emiterii. Dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul-limită de emitere prevăzut de Codul fiscal. Regula se aplică din 1 ianuarie 2026, atât pentru B2B, cât și pentru B2C.

Weekendurile și sărbătorile legale nu se numără, iar termenul începe să curgă din ziua următoare emiterii. De exemplu, o factură emisă luni, într-o săptămână fără sărbători legale, trebuie transmisă cel târziu lunea următoare. Pentru facturile emise până la 31 decembrie 2025 rămâne valabil vechiul termen de 5 zile calendaristice.

Recomandarea noastră: nu aștepta ultima zi. Setează programul de facturare să transmită automat, în ziua emiterii sau a doua zi. Așa ai timp să corectezi o eventuală factură respinsă.

Care este factura „adevărată”: PDF-ul sau XML-ul?

Între firme, factura originală este fișierul XML transmis prin RO e-Factura și validat de ANAF, cu sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. PDF-ul e doar varianta ușor de citit a facturii.

• Când cumperi de la un furnizor din România, nu înregistra în contabilitate o factură primită doar pe email, dacă nu o găsești și în e-Factura. Cumpărătorul care înregistrează o astfel de factură poate fi amendat. Cere-i furnizorului să o transmită prin sistem.
• Când vinzi către persoane fizice, clientul primește în continuare factura în PDF sau pe hârtie, iar tu transmiți XML-ul la ANAF.
• Arhivează XML-urile, atât pe cele emise, cât și pe cele primite. Facturile rămân disponibile pentru descărcare în sistem doar o perioadă limitată.

Ce amenzi riști dacă nu respecți regulile?

Pentru firmele mici și PFA, amenzile încep de la 1.000–2.500 lei. În relația B2B, o factură netransmisă poate costa 15% din valoarea ei, atât pe furnizor, cât și pe cumpărătorul care o înregistrează.

• contribuabili mari: 5.000–10.000 lei;
• contribuabili mijlocii: 2.500–5.000 lei;
• alte persoane juridice, PFA, II, IF și profesii liberale: 1.000–2.500 lei;
• în B2B: amendă de 15% din valoarea totală a facturii, atât pentru furnizorul care nu o transmite, cât și pentru cumpărătorul care o înregistrează din afara sistemului.

Schimbarea termenului din 2026 nu a modificat amenzile. Uneori riscul mai mare e altul: o factură care lipsește din sistem poate pune sub semnul întrebării deducerea TVA-ului sau a cheltuielii. Aici te poate ajuta o analiză fiscală a modului în care facturezi.

Ce este SPV și cum îl accesează firma ta?

SPV este serviciul online gratuit al ANAF prin care firma primește facturile din e-Factura, deciziile și notificările Fiscului, depune cereri și își vede situația fiscală. Din 2022, înregistrarea în SPV este obligatorie pentru persoanele juridice și pentru PFA-uri, II-uri și profesii liberale.

Firma ta accesează SPV cu un certificat digital calificat (semnătură electronică) emis pe numele administratorului sau al unei persoane împuternicite. Înregistrarea se face pe anaf.ro, cu formularul 150 și cu documentele care dovedesc calitatea de reprezentant. Contabilul tău poate avea acces la SPV-ul firmei ca împuternicit.

Un mesaj necitit în SPV nu înseamnă că nu ți-a fost comunicat. Deciziile și notificările de acolo pot avea termene de răspuns sau de plată, așa că verifică SPV-ul regulat.

Ce legătură au e-TVA, SAF-T și e-Transport cu facturile tale?

Datele din e-Factura nu rămân izolate. ANAF le folosește pentru decontul de TVA precompletat (RO e-TVA), le corelează cu declarația SAF-T (D406) și, pentru anumite transporturi, cu RO e-Transport.

RO e-TVA

Dacă ești plătitor de TVA, ANAF îți pune la dispoziție în SPV un decont precompletat. Acesta e calculat din facturile din e-Factura, din datele caselor de marcat și din alte declarații. În 2026 a dispărut mai întâi obligația de a răspunde la notificarea de conformare, iar apoi a fost eliminată și notificarea. Decontul precompletat a rămas. Tratează-l ca pe un instrument de verificare: diferențele mari față de decontul tău merită lămurite înainte să le observe Fiscul.

SAF-T (D406)

Din 2025, declarația D406 o depun și contribuabilii mici, deci și majoritatea SRL-urilor mici. Ea se depune lunar sau trimestrial, în funcție de perioada fiscală de TVA. Firmele neînregistrate în scopuri de TVA o depun trimestrial. Termenul este ultima zi a lunii următoare perioadei raportate. Perioada de grație de la început s-a încheiat. PFA-urile, II-urile, IF-urile și cabinetele individuale nu au această obligație.

RO e-Transport

Te privește doar dacă transporți pe drumurile din România bunuri considerate cu risc fiscal ridicat sau dacă ai transporturi rutiere internaționale de bunuri. În aceste cazuri, transportul se declară înainte de plecare și primește un cod UIT.

Pe scurt: cine ce trebuie să facă și până când

Ce verifici în fiecare lună? Checklist practic

Câteva verificări simple, făcute cu regularitate, te feresc de majoritatea problemelor:

1. Săptămânal: verifici mesajele din SPV și facturile primite în e-Factura.
2. La fiecare factură emisă: confirmi că a fost validată, nu doar trimisă, și corectezi imediat facturile respinse.
3. La facturile primite pe email: verifici că există și în e-Factura înainte să le înregistrezi. Dacă nu le găsești, îi scrii furnizorului.
4. La final de lună: descarci și arhivezi XML-urile emise și primite.
5. Trimiți contabilului restul documentelor: bonuri, extrase de cont, contracte, documente de transport.
6. Dacă ești plătitor de TVA: înainte de 25, compari decontul cu cel precompletat din SPV.
7. Verifici termenul D406 și dacă datele din contabilitate sunt complete.
8. Plătești obligațiile către stat în contul de Trezorerie corect, doar după ce sumele au fost validate.

Cum te ajutăm la Cifre Clare?

Ne ocupăm noi de partea tehnică și de verificări, ca să te poți concentra pe afacere. Pentru asta lucrăm cu un portal securizat pentru clienți.

Prin portalul Cifre Clare, construit pe platforma NovaFlow, mesajele din SPV și facturile din e-Factura ale firmei tale sunt preluate automat. Tu poți încărca documente sau le poți fotografia direct din telefon. Sumele de plată la stat, cu IBAN-ul de Trezorerie corect, apar în portal doar după ce le validează contabilul. Restul îl facem noi, ca parte din serviciile de contabilitate: verificăm datele, ținem evidența termenelor și te anunțăm din timp când trebuie să faci ceva.

Ai întrebări despre situația firmei tale? Programează o discuție de 30 de minute cu noi și vedem împreună ce ți se aplică.

Legislația fiscală se modifică frecvent. Informațiile din acest ghid sunt valabile la data publicării (3 noiembrie 2026) și nu înlocuiesc o analiză a situației tale concrete.