De ce să urmărești cifrele lunar?
Pentru că bilanțul anual vine prea târziu ca să mai schimbi ceva. Cifrele urmărite lunar îți arată problemele când sunt încă mici: un client care plătește tot mai târziu, o marjă care scade, o cheltuială care crește pe nesimțite.
Nu e nevoie de rapoarte complicate. Mai jos sunt cele șapte cifre pe care le recomandăm aproape oricărei firme mici sau medii, ce arată fiecare și ce să faci când se mișcă în direcția greșită.
1. Veniturile și tendința lor
Prima cifră e cea mai simplă: cât ai facturat luna aceasta, comparat cu luna trecută și cu aceeași lună de anul trecut. Comparația cu anul trecut elimină efectul sezonului.
Semnal de alarmă: scăderi în mai multe luni la rând, care nu se explică prin sezon.
2. Marja brută
Marja brută arată cât rămâne din venituri după costurile directe: marfa vândută, materialele, subcontractorii. Se calculează ca (venituri − costuri directe) ÷ venituri.
E cel mai bun indicator al sănătății modelului de afaceri. Dacă vinzi mai mult, dar marja scade, crești fără să câștigi mai mult.
Semnal de alarmă: marja scade câteva luni la rând. Cauzele obișnuite sunt furnizori mai scumpi, reduceri prea mari sau un mix de produse mai puțin profitabil.
3. Cheltuielile fixe lunare
Chiria, salariile, abonamentele, leasingurile: cheltuielile pe care le ai indiferent cât vinzi. Ele stabilesc pragul de rentabilitate, adică veniturile minime de care ai nevoie ca să nu pierzi bani.
Semnal de alarmă: cheltuielile fixe cresc mai repede decât veniturile.
4. Profitul lunar, înainte de impozit
Cât rămâne după toate cheltuielile. Profitul unei singure luni poate fi înșelător, de exemplu din cauza unei facturi mari sau a unei cheltuieli anuale. De aceea e util să-l urmărești și cumulat de la începutul anului.
5. Cash-ul disponibil și pentru câte zile ajunge
Profitul nu e același lucru cu banii din cont. O firmă profitabilă poate rămâne fără bani dacă încasează greu sau investește mult. Un indicator simplu: împarte cash-ul disponibil la cheltuielile medii zilnice și afli pentru câte zile îți ajung banii dacă nu mai încasezi nimic.
Semnal de alarmă: numărul de zile scade constant sau coboară sub nivelul cu care te simți în siguranță.
6. Creanțele: cât și cât de repede încasezi
Urmărește suma facturilor neîncasate și vechimea lor: sub 30 de zile, 30–60, peste 60. Un indicator des folosit este durata medie de încasare, adică în câte zile, în medie, îți plătesc clienții.
Semnal de alarmă: crește ponderea facturilor vechi sau un singur client concentrează o parte mare din sume.
7. Taxele care urmează
TVA-ul, impozitul și contribuțiile au termene fixe, dar sumele se formează pe parcursul lunii. O estimare din timp a sumelor de plată te ajută să pui banii deoparte și să nu fii surprins la termen.
Pe scurt, într-un tabel
| Cifra | Ce arată | Ce urmărești |
|---|---|---|
| Venituri | Cât vinzi | Tendința față de luna și anul trecut |
| Marjă brută | Cât câștigi din ce vinzi | Să nu scadă luni la rând |
| Cheltuieli fixe | Pragul de rentabilitate | Să nu crească mai repede decât veniturile |
| Profit | Rezultatul final | Lunar și cumulat pe an |
| Cash, în zile | Cât reziști fără încasări | Să rămână peste nivelul de siguranță |
| Creanțe | Cât și cât de repede încasezi | Vechimea facturilor și concentrarea pe clienți |
| Taxe de plată | Ce urmează să plătești | Banii puși deoparte din timp |
Cum le obții fără să pierzi timp?
Majoritatea acestor cifre există deja în contabilitatea firmei, doar că nu ajung la tine într-o formă ușor de citit. La Cifre Clare, clienții primesc lunar un raport de o pagină cu aceste cifre, comparațiile față de lunile trecute și semnalele pe care le-am observat. Pentru firmele care vor buget, previziuni și indicatori adaptați afacerii, există nivelul de CFO extern.
Dacă vrei să vezi cum ar arăta raportul pentru firma ta, programează o discuție de 30 de minute.